Kan færre møder vende stille afbrydelser? Forskning siger 'ja'

Kravet om "nul møder" er blevet et forhandlingskort for medarbejdere, der overvejer et jobskifte, ifølge en ny undersøgelse fra softwarefirmaet Otter.ai og University of North Carolina i Charlotte. Deltagerne rapporterede, at de havde for mange møder i deres kalendere, hvilket får dem til at føle sig "irriterede" og "frustrerede".

I andre nyheder...vand er våd.

Interne møder har været et stikkende område i mere end et årti, men den løftestangseffekt, som medarbejdere udøvede under massefratrædelsen, burde motivere ledere til at revurdere dette aspekt af deres organisation. Som arbejdspladsekspert med flere bøger og en TED talk om forenkling har "nul møder" været mit opråb i årevis.

ANNONCE

Gennem researchprocessen Hvorfor Simple vinderJeg fandt, at arbejdspladsens kompleksitet stammede fra to kilder: selve organisationen , enkelte medarbejdere. Organisatorisk kompleksitet relaterer sig til branchebestemmelser, såvel som antallet af personer, trin, beslutninger og datapunkter, der kræves for at gøre noget meningsfuldt i din virksomhed. For eksempel antallet af godkendelser i din ansættelsesproces eller overholdelseskravene til håndtering af forbrugerdata i Storbritannien eller Sydkorea.

Individuel kompleksitet henviser på den anden side til bureaukrati skabt af en person eller en enkelt organisation. Et eksempel fra den virkelige verden er den VP, der holder et fem timers ugentligt møde eller forretningsenheden med en særlig evne til PowerPoints, der indeholder mere end 200 slides.

I din egen virksomhed er møder præget af organisationskulturen samt de personer, der leder og deltager i dem. For at udrydde kompleksiteten i møder, som du leder eller deltager i, skal du besvare følgende seks udsagn med enten "Konsekvent", "Nogle gange", "Sjældent" eller "Aldrig".

ANNONCE

1. Jeg bruger 20 % eller mindre af min tid hver uge på uproduktive møder/opkald.

2. Jeg driver/opmuntrer mit team til at arbejde med forenkling i tankerne.

3. De møder, som jeg leder, starter og slutter til tiden.

4. Møder i min organisation har et klart formål og dagsorden.

5. Kun væsentlige personer inviteres til møder, jeg deltager i.

6. Jeg føler mig tryg ved at afslå mødeinvitationer eller uddelegere deltagelse til en anden.

ANNONCE

Beregn din sum ved at bruge følgende scorekort for hvert svar:

· Konsekvent = 0

· Nogle gange = 1 point

· Sjældent = 2 point

· Aldrig = 3 point

Hvis du talte 1 til 4 point, se efter muligheder for at forenkle møder i din organisation. Lige nu er dette aspekt af din dag-til-dag funktionelt, men mindst ét ​​"aldrig" eller "sjældent" svar skaber kompleksitet. Undersøg dette område og korriger nu for at undgå forurening i andre aspekter af virksomheden.

ANNONCE

Hvis din samlede er 5 til 9 point, viser møder i din organisation symptomer på kompleksitet, og hvis de ikke er markeret, vil de sandsynligvis sprede sig til andre aspekter af operationer. Overvej at udføre en mødeaudit med det samme for at afgøre, hvilke møder der er værdifulde - og hvilke der skal smides i en ildsø.

Hvis du scorede 10 til 14 point, møder er en stor kilde til kompleksitet. Det er sandsynligt, at problemet går ud over din organisation og strækker sig til hele virksomheden. Med kompleksitet, der påvirker alt fra statusmøder og brainstormsessioner til planlægning og beslutningstagning, sidder din virksomhed formentlig fast i første gear på flere fronter.

Endelig, hvis du beregnede en sum af 15 eller flere, har møder nået farlige niveauer af kompleksitet. Selvom virksomhedens ressourcer spildes i et alarmerende tempo, har medarbejderne accepteret status quo. Folk er resigneret med en mentalitet om stille op, eller de forsøger aktivt at sabotere forandringsagenter. Uanset hvad kræver tilstanden af ​​dine møder øjeblikkelig opmærksomhed.

ANNONCE

Del nu de seks udsagn og diagnoser med dine teams og bed dem om at generere de sandsynlige årsager til, at kompleksitet har kapret møder – og kom med ideer til forenkling. Planlæg en session for at diskutere både årsager og løsninger, som skal fanges på en tavle.

Efter at have diskuteret gennemførligheden af ​​løsninger, tag en afstemning om, hvilke tre der skal implementeres med det samme - og gør det. Eksempler på løsninger kan omfatte "begrænse møder til otte eller færre deltagere" eller "hver mødeinvitation skal indeholde en dagsorden" og "forpligte sig til mødefri fredage." For at forhindre en tilbagevenden til business as usual bør du overveje at skabe et mødemantra med disse forventninger og dele det på tværs af hele virksomheden.

Hvis du har brug for at validere denne nye tilgang til den større virksomhed, skal du inkludere en påmindelse om, at møder er dyre. At reducere eller eliminere unødvendige møder vil ikke kun forbedre medarbejdernes moral og øge fastholdelsen, det vil også hjælper organisationer drastisk at reducere omkostningerne. For virksomheder med 100 ansatte er besparelsen omkring 2.5 millioner dollars om året og for virksomheder på 5000 stiger tallet til mere end 100 millioner dollars.

ANNONCE

Undersøgelse af, hvordan møder afholdes i din organisation - og eliminering af dem, der har overlevet deres brugbarhed - kan hjælpe med at fastholde medarbejdere og styre virksomheden mod højere produktivitet. Tilskynd dit team til at afslå ethvert møde uden et klart formål, beslutningstager eller dagsorden, og beløn medarbejdere, der konsekvent udviser mod på dette område. Fortsæt med at stille spørgsmålstegn ved nye møder og strømline nuværende møder, og du vil være vidne til et skift væk fra stille op og hen imod en smartere og enklere måde at arbejde på.