For effektiv kommunikation Tone (overraskelse!) betyder mest: 5 strategier for effektivitet

Du ved, at kommunikation er afgørende for din troværdighed og effektivitet, men som så mange ting i de sidste par år, er dens betydning blevet øget, og dens natur har ændret sig. Med hybrid- og fjernarbejde skaber afstand behovet for at kommunikere på nye måder og med større vægt på skrivning og asynkrone tilgange.

Interessant nok kommunikation bidrager til mental sundhed, rummelighed, tillid, fastholdelse og kultur. Og ét element i kommunikationen skiller sig ud: tone. Hvordan dit budskab er indrammet, og hvordan det opfattes af modtagerne, kan gøre hele forskellen i din og deres succes.

Kommunikation reducerer afstand

Nye muligheder for arbejde væk fra kontoret, fra fjerntliggende steder og på afstand har fremhævet virkningerne af kommunikation. Ifølge nye data fra Grammarly og Harris Poll, siger 82 % af vidensarbejderne, at arbejde på afstand øger behovet for at være en bedre kommunikator.

Derudover kæmper folk for at forblive forbundet med kolleger, og 45 % af medarbejderne siger, at deres personlige forbindelser har lidt på grund af hybridarbejde. Denne oplevelse varierer efter generation, hvor 59% af Gen Z, 48% af Millennials, 45% af Gen X og 28% af Baby Boomers siger det samme.

Hele 62 % af arbejderne siger, at bedre kommunikationsevner er nødvendige for at fremme mangfoldighed og inklusion. Dette gælder især for 75 % af arbejdstagerne, der identificerer sig som neurodivergent – ​​som rapporterer, at ineffektiv kommunikation er en barriere for inklusion, mens kun 64 % af de neurotypiske respondenter er enige. Og 77 % af dem, for hvem engelsk er et andet sprog (ESL), rapporterer, at ineffektiv kommunikation er en barriere sammenlignet med 68 % af dem, for hvem engelsk er deres primære sprog.

Men god kommunikation skaber også en positiv arbejdsoplevelse, hvor 52 % af arbejderne siger, at asynkron kommunikation gør deres job mere fleksibelt, 42 % rapporterer, at de er mere produktive, og 34 % siger, at de føler en større følelse af inklusion. Derudover ses effektiv kommunikation som årsagen til øget tilfredshed med arbejdet for 56 % af de adspurgte og forbedrede relationer til kollegerne for 54 %.

Tone og selvtillid

Der er mange faktorer i effektiv kommunikation – fra indhold og tone til empati, mode og platform – men tone synes at være særligt kritisk. Faktisk siger 53 % af vidensarbejderne, at tone er vigtigere end indholdet af kommunikationen. Men 71 % har svært ved at vælge de rigtige ord for at undgå at støde andre, og 56 % føler sig usikre på at finde den rigtige tone til deres kommunikation.

Tone har en væsentlig betydning for, hvor godt mennesker arbejder sammen. Hvis kommunikationen har en positiv tone,

• 62 % svarer hurtigere
• 57 % er mere lydhøre over for fremtidige anmodninger
• 48 % adresserer bekymringen eller udfører arbejdet med en højere kvalitet
• Og 59 % opfatter afsenderen mere positivt

For dem, der er på forskellige kontorer i USA, eller på forskellige kontorer uden for USA, eller som er helt fjerntliggende, stiger hver af disse procentsatser mellem 3 % og 11 %.

At skabe den rigtige tone

At finde den rigtige tone er en delikat proces og en fin blanding af forskellige elementer af kommunikation. Sådan får du den rigtige balance.

#1 – Vær forretningsagtig, men venlig

En af de første måder at finde den rigtige tone på er at være forretningsmæssig, men også venlig. Du bliver nødt til at finpudse denne tilgang til din kultur og din rolle, men generelt sætter folk pris på en hilsen frem for at dykke direkte ind i dit indhold. Og en kommentar som "Jeg håber du har det godt" eller en kort anerkendelse af vejr eller årstid kan give en positiv bane for en virksomhedsbørs.

Du skal være kort, og især bruge disse taktikker i en første besked, der åbner et emne. Men så vil du gerne være fokuseret på forretningen uden at være for formel. Sammenlign din bedste kommunikation med en business casual garderobe, hvor du ikke dukker op i dine joggingbukser, men heller ikke i et tredelt jakkesæt. Du er fokuseret på de resultater, du skal opnå, men med en positiv stemme.

#2 – Vær selvsikker, men ikke arrogant

I din kommunikation vil du være mest effektiv, når du balancerer selvtillid med ydmyghed. Vær tydelig og hav et synspunkt, men bed også om input, når det er passende. Med din tone, lad afsenderen vide, at du har dine egne perspektiver, men værdsætter også deres, vel vidende at du ikke har alle svarene.

#3 – Vær kortfattet, men ikke kortfattet

Du vil gerne komme til sagen i din virksomhedskommunikation, men undgå at være kort eller brysk. Giv kontekst og antag ikke, at folk kender baggrunden for din kommunikation – medmindre du er sikker på, at de gør det. Rediger din kommunikation, før du sender, så du giver nok detaljer uden at overvælde læseren.

Vær også klar over, hvad du beder om. Overvej at komme til sagen tidligt i din kommunikation og derefter give flere detaljer eller baggrund i den sidste del af beskeden.

Nogle gange er det, du ikke medtager, lige så vigtigt som det, du gør – så vær selektiv med hensyn til, hvad du siger, og medtag de mest kritiske elementer af indholdet. Derudover skal du ikke overbruge det skrevne ord. Hvis et skriftligt brev vil tage mere end fem minutter at læse, indeholde mere end fem punkter eller kræve mere end fem salve, er det sandsynligvis bedre som et hurtigt opkald eller mundtlig udveksling.

#4 – Vær overbevisende, men ikke følelsesladet

Når du er passioneret omkring et emne, eller hvis du er vred eller frustreret, skal du være særlig forsigtig med dit svar. Du vil gerne være overbevisende til at argumentere for noget, når situationen er rigtig, men undgå at være defensiv, følelsesmæssig eller vred i din tone. Hvis du føler dig særligt opladet, kan du overveje at vente et par timer, før du trykker på send eller endda sove på den, før du starter din note.

#5 - Vær autentisk, men ikke uopmærksom

Mest af alt vil du gerne være dig selv i din kommunikation – samtidig er du opmærksom på, hvad der vil have størst betydning for modtageren/modtagerne af din kommunikation. For en person, der er meget datadrevet, vil du gerne fremlægge beviserne, eller for en mere følsom bruger du måske en ekstra sætning på en opvarmningslinje. Men gå ikke overbord, og gør det sikre, at du er autentisk. Overvej, hvordan din kommunikation vil blive modtaget, og hvordan modtageren bedst kan lide at høre og bedst forstår information.

Det er et mirakel

Stor kommunikation kan skabe relationer og øge din troværdighed, men du står over for masser af barrierer. Du bruger et ord, som en anden fortolker negativt. Du har til hensigt en tone, som modtageren læser forkert. Du forsinker dit svar, og din kollega kommer med forkerte antagelser om, hvorfor du har gjort det. Og med skriftlig kommunikation mangler du alle de spor og stikord, som er non-verbale. Det er lidt af et mirakel, at vi overhovedet er i stand til at kommunikere, når man tænker over barriererne.

Men intentionalitet hjælper. Når du tager dig tid til at kommunikere godt, overveje dit publikum og også genlæse og redigere, vil du høste fordelene.

Derudover, når du er modtageren af ​​kommunikation, kan du også give afsenderen fordelen af ​​tvivlen – ved at kende barriererne kan du se ud over de bogstavelige ord og lytte efter positive hensigter.

Hensigt er ikke det samme som effekt

Du har hørt, at hensigt ikke er lig med virkning, og det gælder især med skriftlig kommunikation, asynkron kommunikation og fjernkommunikation. Men det er umagen værd at gøre en indsats, så du kan opbygge relationer, udvikle din troværdighed og få fremragende succes med dit arbejde.