Google har netop lanceret Simplicity Sprints. Her er din gør-det-selv-version

I slutningen af ​​juli, Google annoncerede sin første Simplicity Sprint, som sigter mod "bedre resultater på kortere tid." Ifølge CEO Sundar Pichai vil Simplicity Sprints engagere medarbejderne om at arbejde med øget klarhed og effektivitet; identificere hvilke fartbump der kunne fjernes for bedre og hurtigere resultater; og hvordan man tager en iværksættertilgang til at eliminere spild.

De fleste af os forenkler ikke vores eget arbejde, fordi vi ikke ved, hvor vi skal starte. Hvad skal du forenkle først? Og hvordan får du tid til at gøre det? Og hvordan ved du, hvad der er bureaukrati i forhold til arbejde, som du har tilladelse til at ændre?

Jeg stillede de samme spørgsmål for et årti siden, da jeg begyndte at interviewe mennesker rundt om i verden for, hvad der blev Hvorfor Simple vinder. Chokerende nok stødte jeg på meget få løsninger på arbejdspladsens kompleksitet. Bortset fra softwaremetoden Agile og Lean Six Sigma - synonymt med store producenter i 90'erne - havde organisationer ikke mange muligheder for at forenkle.

I dag behøver du ikke en hær af projektledere eller dyre konsulenter for at forenkle din hverdag. Alt du behøver er ønsket om at lave forandring - og en vilje til at prøve DIY-sprintene nedenfor.

1. Forenkle enhver form/dokument/rapport, der kræver mere end 30 minutter eller tre medarbejdere. Hvilke dokumenter, formularer eller rapporter er tidskrævende for din organisation? Ved du, om andre teams duplikerer den samme indsats eller data? Find umiddelbare muligheder for at forenkle ved at liste alle formularer/dokumenter/rapporter, der tager mere end 30 minutter eller kræver mere end tre teammedlemmer at udfylde.

Herfra skal du beslutte, hvilke af disse opgaver der kan strømlines, standses eller elimineres. Hvis du har brug for buy-in fra en højere oppe, skal du bruge løsningsdrevet sprog til at ramme din anmodning (dvs. "denne ændring vil gøre vores team i stand til at afsætte X antal ugentlige timer til strategiske mål som Y eller Z"). Hvis ingen går glip af opgaven inden næste kvartal, og der ikke er nogen negativ indvirkning, skal du handle for at slette den for altid.

2. Opmuntre og belønne medarbejdere, der skaber løsninger, der forenkler en frustrerende proces eller tidskrævende opgave. Når vores medarbejdere skaber løsninger, er det et tegn på, at en proces eller et system bremser deres arbejdsgang. Forudsat at ingens sundhed eller sikkerhed er i fare, er jeg stor fan af løsninger. De eksisterer i skæringspunktet mellem forenkling og innovation som muligheder for at styrke teammedlemmer og øge organisationens produktivitet.

At begynde at fjerne flaskehalse , belønner dem, der forenkler din virksomhed, annoncerer en månedlig konkurrence for den mest effektive løsning. Inviter folk fra alle områder og niveauer i din virksomhed – og fjern deltagernes navne/enheder fra indlæg for at undgå skævhed fra dommere. Kriterierne for "mest effektive" vil variere afhængigt af din branche og organisationsstørrelse, men sørg for, at belønningen for løsninger faktisk vil motivere dine medarbejdere.

3. Afhold ugentlige eller månedlige forenklingssessioner. Inviter medarbejdere og ledelse til at være forberedt på at identificere én opgave, møde eller proces, der er unødvendigt kompliceret eller overflødig. Målet er at eliminere, outsource eller forenkle så mange af disse opgaver som muligt under sessionen. Overvej at afholde disse sammenkomster på stedet som en 4:XNUMX happy hour - gratis øl og snacks plejer at opmuntre til deltagelse - eller planlæg dem kl. den gyldne time for dine distribuerede hold.

Enhver organisation ønsker bedre ydeevne. Og enkelhed er din vej frem. Startende med de tre ovenstående taktikker kan du begynde at skære kompleksiteten væk og skabe plads til mere meningsfuldt arbejde. Ikke alene kan du udføre disse sprints virtuelt, personligt eller hybridt, du kan bytte dem til de uproduktive møder eller rapporter, som du og dit team eliminerer.