4 tips til at øge din troværdighed

At kommunikere effektivt er uden tvivl en af ​​de vigtigste færdigheder for din succes på arbejdet – og i resten af ​​dit liv. Når du kan formulere din pointe, udtrykke medfølelse og præsentere din sag på glimrende vis, opbygger du troværdighed, tillid, relationer og fremmer din karriere.

Men desværre kan kommunikation også være udfordrende – med for lidt tid, for mange skel mellem mennesker og så mange komplekse ideer at dele. Men en ny undersøgelse viser, hvilken slags kommunikation folk værdsætter – og derfor hvordan du bedst kan arbejde sammen med andre og høste fordelene.

Kommunikation har stor indflydelse

Kommunikationsevner har en væsentlig betydning for effektivitet og troværdighed. Faktisk, når ledere opfattes som at kommunikere mere effektivt – med mere varme og empowerment – ​​er teammedlemmerne mere engagerede, effektive og endda optimistiske, ifølge en undersøgelse af University of Bologna og Wilmar Schaufeli fra Utrecht University.

Og i en anden undersøgelse af Universitetet i Münster, bedømte folk kommunikationsstilen over professionelle akkreditiver i vurderingen af ​​pålideligheden og troværdigheden af ​​indhold og eksperter.

Udfordringen

Kommunikation er dog udfordrende for mange, og 59 % af videnarbejdere er bekymrede over reduceret effektivitet af kommunikation, især da de arbejder hybridt – ifølge en undersøgelse af Grammarly. Virksomhedsledere i undersøgelsen anslår, at deres teammedlemmer i gennemsnit mister 7.5 timer om ugen på dårlig kommunikation, hvor 72 % rapporterer, at deres team har kæmpet med kommunikationseffektiviteten.

Derudover sagde 90 % af befolkningen, at dårlig kommunikation har negative konsekvenser som øgede omkostninger (45 %), overskredne deadlines (39 %), fald i mærkets omdømme (34 %) eller reduceret produktivitet (28 %). Og en undersøgelse af Pumble viste, at 86 % af mennesker mener, at mangel på effektive kommunikations- og samarbejdsevner er hovedårsagerne til fejl på arbejdspladsen – og at når teams kommunikerer effektivt, kan det øge produktiviteten så meget som 25 %.

Kommunikere bedre

Men det er muligt at kommunikere mere effektivt og nyde flere belønninger ved kommunikation – såsom større troværdighed og bedre relationer.

#1 – Vær selektiv

E-mail kan få en dårlig rap som en tidsspilder, men de fleste foretrækker det. Faktisk ifølge en undersøgelse af LiveCareer, det er øverst på listen med hensyn til, hvordan folk ønsker at kommunikere på arbejdet. Dette er folks foretrukne former for arbejdskommunikation:

• E-mails, 49 %
• Telefonopkald, 23 %
• Instant messaging-apps, 21 %

Og i en verden med for mange møder kan e-mail være et velkomment alternativ. I en undersøgelse af mmhmm57 % af personerne sagde, at et møde kunne have været undgået ved at bruge en e-mail, ofte eller meget ofte.

Vær opmærksom på, hvad folk generelt foretrækker, og brug e-mail med tillid – især når e-mail kan erstatte et møde. Brug desuden reglen om fem med e-mail. Hvis en e-mail tager længere tid end fem minutter at læse, indeholder mere end fem linjer eller kræver mere end fem udvekslinger for at få en løsning, kan det være bedre at tage telefonen. På den anden side, hvis du har brug for at kommunikere mange detaljer, som folk bliver nødt til at henvise til senere, kan e-mail være den perfekte kommunikationsform.

Men overvej også, hvad den enkelte foretrækker. For nogle er sms'er i arbejdsøjemed en upassende overtrædelse af grænser, men for andre er det velaccepteret. Eller i nogle tilfælde kan du savne nogen med en Teams-chat, men fange dem nemt i e-mail. Og for sælgeren, der altid er i bilen, fungerer telefonopkald måske bedst.

#2 – Gå live

Selvom meget af arbejdet er blevet fjernet, er der stadig en enorm værdi i livekommunikation. Ifølge LiveCareer-undersøgelsen var 83 % af de adspurgte enige i, at onlinekommunikation var mere tilbøjelig til at forårsage misforståelser end personlig kommunikation. Interessant nok (eller skræmmende nok) gjaldt dette især i sundhedsvæsenet, hvor 97 % mente, at onlinekommunikation forårsagede forvirring.

Og 81 % af mennesker fandt onlinekommunikation mere tidskrævende end personlig kommunikation. Det kan tage længere tid at oprette forbindelse, men når du først gør det, vil du sandsynligvis opleve, at det er nemmere at løse spørgsmål eller dele oplysninger personligt.

Magien ved ansigt-til-ansigt kommunikation er naturligvis tætheden af ​​information, du er i stand til at arbejde igennem. Du kan dele nuancer af information og følelser forbundet med et problem og komme hurtigt til en løsning, når du kan inkludere den nonverbale information, der kommer fra live diskussioner. Selv telefonopkald giver mulighed for større udveksling af informationstæthed gennem tonefald, talehastighed eller pauser i samtalen.

Og live diskussioner bygger også relationer mere effektivt. Når du deler en rulle med øjnene eller et skuldertræk, stoler du på nogen med dine følelser eller din usikkerhed. Når I læner jer frem, får øjenkontakt, tilbyder medfølelse eller griner sammen, demonstrerer I jeres opmærksomhed og nærvær med nogen.

Så mød op på kontoret, ring til nogen på din videoplatform eller tag telefonen for at løse problemer.

#3 – Invester tid

Hvis du bruger tid på at tjekke e-mails, er du i godt selskab. De fleste mennesker (40 %) brugte to til tre timer om dagen på at tjekke e-mail. Dette blev efterfulgt af 33 % af personerne, der kun brugte en eller to timer.

Den tid, folk brugte på at tjekke e-mail, var delvist baseret på ansættelsesforhold. Dem med kun et eller to års erhvervserfaring brugte mindst tid på at tjekke e-mail, og dem med den længste ansættelse brugte mest tid. Dette kunne være baseret på den e-mail-trafik, de modtog, eller de stillinger, de var i. Hvis folk udvider deres forbindelser og indflydelse på deres karriere, kan de være i mere kommunikation eller e-mail-løkker, hvilket kræver deres tid og opmærksomhed.

Det er tilsyneladende svært at rense e-mail-boksen. På trods af de 69 % af mennesker, der bruger en til tre timer på at sortere og slette e-mails hver uge, har kun 38 % nogensinde haft den søde smag af "indbakke nul" uden e-mails i deres kø.

At kommunikere effektivt tager tid, men det er også besværet værd. Ledere der er nærværende og tilgængelig tendens til at være dem, der stoles mere på. Og kolleger, der er lydhøre og gode til at følge med, er dem, folk har en tendens til at foretrække at arbejde med. Vaner, der gør dig mere tilgængelig og lydhør, reducerer nærhedsbias og øger din troværdighed.

Så kig e-mails igennem og svar hurtigt på dem, der er nemme, eller som folk venter på dig for at fortsætte deres eget arbejde. Prioriter derefter de e-mails, som er vigtige, men som vil kræve mere af din tid eller koncentration. Og grupper dem, så du kan indstille blokke af tid til at reagere, når du har en fokuseret periode.

#4 – Vær lydhør

Forventningerne til e-mail-svartid er eskaleret, hvor de fleste mennesker ønsker svar på en e-mail inden for få timer:

• 1-2 timer, 19 %
• 3-6 timer, 39 %
• 7-12 timer, 32 %
• 13-23 timer, 7 %
• 24 timer og mere, 3 %

Derudover svarer folk ofte på e-mails uden for arbejdstiden – 84 % siger, at de tjekker deres indbakker uden for arbejdstiden. På spørgsmålet om, hvor ofte de tjekker e-mail, sagde 49 %, at de tjekker e-mail med få timers mellemrum, 20 % tjekker hver time og 24 % tjekker en gang om dagen.

Dit bedste bud vil være at tjekke e-mail til en pris, der matcher dine jobkrav og din stil. Hvis du er i en rolle, der kræver mere øjeblikkelig opfølgning, vil du selvfølgelig gerne tjekke det oftere. Men du kan også overveje din egen præference for grænser.

For nogle mennesker lindrer det faktisk stress at tjekke mere regelmæssigt – at få tingene gjort og af tallerkenen og tilbyde tilfredshed. For andre mennesker kan det fungere bedre at indstille beholdere med tid i løbet af dagen, hvor du kan tage imod e-mails på én gang.

Du kan også sætte grænser med kollegaer. Vær gennemsigtig omkring, hvordan du kan lide at modtage kommunikation, hvor ofte du vil tjekke, og hvad folk kan forvente i forhold til din opfølgning. At være åben omkring dine tilgange til arbejdet kan hjælpe både dig og dine kolleger til at være mere effektive – ved at vide, hvad de kan forvente af hinanden.

Balancen

Din faglige troværdighed er baseret på mange faktorer, men opfølgning, opfølgning og god kommunikation er øverst på listen i forhold til, hvordan folk vil værdsætte dig, lære at stole på dig og lyst til at arbejde sammen med dig.

Sæt sunde grænser for dig selv, men overvej også, hvad holdkammeraterne har brug for fra dig for at få succes. At balancere dine behov og andres behov bidrager til din succes, men også til din lykke og tilfredsstillelse.